En el tema de productividad, existen muchas técnicas y herramientas para conseguir hacer las tareas que nos proponemos, técnica de pomodoro, listas de tareas, reservar horas para tareas determinadas... Mientras estos métodos más o menos tradicionales pueden ayudarte a centrarte en tus prioridades, hay un paso que se debería hacer antes.

 

En vez de crear una lista de prioridades, y distribuirlas en tu semana, te proponemos que realices el ejercicio contrario para maximizar tu tiempo.

 

Así como con un podómetro mide tu movimiento y te muestra qué has estado haciendo y cuando, algo que te puede resultar muy útil y revelador es medir a qué dedicas tu tiempo. Durante una semana te proponemos que registres a qué tareas dedicas tu tiempo, puedes hacerlo en un papel, una hoja de cálculo en tu ordenador o en una aplicación en tu móvil, elige la que te resulte más fácil de utilizar.

 

Una vez que hayas registrado tu tiempo de una semana, ya tienes el punto de partida para desarrollar tu “Inteligencia temporal”, de esta manera podrás entender cómo usas tu tiempo y cómo puedes mejorar ese uso.

 

Llevar un registro de lo que come o el ejercicio que hace, puede darle a un deportista información de su progreso, de la misma manera, los registros de tiempo revelarán áreas que se pueden modificar y mejorar para aumentar nuestra productividad.

En tu día a día busca actividades en las que emplees mucho tiempo y que te den pocos resultados, quizás descubras que dedicas mucho tiempo a conducir ¿Podrías intentar reducir ese tiempo modificando tu hora de salida, tomando otras rutas o aprovechar ese tiempo utilizando el transporte público? Realizando pequeños ajustes podrás optimizar tu tiempo.

 

En tu empresa también puedes detectar posibles tareas a las que dedicas un tiempo que no te resulta productivo, por ejemplo, ¿Cuántas veces al día paras lo que estás haciendo para contestar emails? Contestando emails no solo hay que contar el tiempo que dedicas a contestar el email sino el tiempo que pierdes al cambiar de tarea antes y después de enviar ese email.

 

Un informe de McKinsey refleja que de media el 28% de nuestro tiempo semanal lo dedicamos a leer, escribir o responder emails, unas 13 horas a la semana, un tiempo nada despreciable que podemos intentar reducir, primero pensando si ese email que vas a enviar es realmente necesario o si puedes esperar para unir varios emails en uno solo, otra opción es definir varios momentos en tu jornada para solo gestionar los emails, de esta manera si no puedes reducir el número de emails, podrás reducir el tiempo dedicado al cambio de tareas.

 

Llevar un control de a qué dedicas tu tiempo te puede ayudar a rescatar bolsas de horas que podrás dedicar a tareas más productivas para ti, tanto en el trabajo como en tu vida personal. Te invito a que la próxima semana realices la prueba de registrar a qué dedicas tus días, quizás te encuentres con algunas sorpresas y descubras que con algunos pequeños cambios puedes dedicarle tiempo a esa tarea que tenías tantas ganas de hacer pero que ibas postergando por falta de tiempo.